PRODUCTION / RESOURCES CYCLE

Suatu sistem bagaimana mengubah bahan baku menjadi barang jadi yang berhubungan dengan resource cycle

1.       Revenue cycle

2.       Expenditure cycle

3.       Human resource management / payroll cycle

4.       Management

5.       General ledger and reporting system 

Ada 4 proses dalam sistem produksi

1.       Design : mengumpulkan data, mnggambar, benchmarking, kelebihan dan kelemahan

2.       Planning and scheduling : mencari kapan harus membeli bahan baku, tempat, peralatan yang dibeli, menyiapkan secara fisik.

3.       Operation

a.       Sequential : suatu proses produksi mengubah bahan baku menjadi barang dalam proses dan menjadi barang jadi  dalam 1 lines

b.      Parallel: 2 proses atau lebih yang berjalan secara parallel dan pada akhirnya menciptakan 1 barang jadi

c.       Integral: proses beberapa produksi  yang mengubah bahan baku menjadi barang dalam proses, menjadi barang jadi kemudian digabungkan menjadi barang jadi yang baru

4.       Cost accounting

Ada beberapa ancaman dalam sistem produksi antara lain

1.       Pada saat design

a.       Produk yang di desain biayanya lebih besar dari manfaatnya

b.      Analisa jaminan dan biaya perbaikan

2.       Ancaman pada saat scheduling

a.       Memprediksi produksi terlalu banyak atau terlalu kecil

b.      Jadwal produksi yang tidak menentu

c.       Adanya pembatasan terhadap jumlah yang diproduksi

3.       Pada saat operation

a.       Pencurian

b.      Pencurian fix asset

c.       Kinerja pabrik yang buruk

d.      Penggunaan fix asset yang tidak optimal

Cara mencegah

·         Acces control

·         Dokumentasi persediaan

·         Pemisahan tugas antara penyimpan dan pencatat

·         Restriction of access to inventory master data

·         Periodic physical counts

·         Menghitung fix assets

·         Laporan kinerja

·         Membuat penggunaan fixed asset memerlukan laporan

Ada 2 metode perhitungan biaya dalam sistem produksi

1.       Metode process cost

2.       Metode job order cost

Ancaman dalam cost accounting

·      Data yang terlalu besar atau kecil

·      Inappropriate allocation of overhead costs

·      Salah mengartikan factory overhead

Baca Selengkapnya »

EXPENDITURE CYCLE

1.       Memesan barang atau jasa

2.       Menerima dan menyimpan barang

3.       Membayar barang

Ada beberapa teori pembelian untuk menentukan apa, kapan, dan berapa yang harus di beli

1.       Two bin

2.       Min-max

3.       JIT (just in Time) : barang di beli ketika ada pesanan

4.       MRP (material requirement planning) : memebeli barang sesuai kapasitas pabrik

5.       SCM (Supply chain management) : membeli barang sesuai dengan kapasitas chain yang ada

Dalam proses orde barang, dokumen yang digunakan adalah purchase requisition

Ada 3 kunci utama dalam setiap order

1.       Harga

2.       Kualitas

3.       Dependability : hubungan antara pembeli dengan penjual

Setelah purchase requested jadi, langkah selanjutnya adalah membuat purchase order yaitu formulir pesanan, prosedur pesanan dari pembeli kepada si penjual

Jika order kepada pemasok dilakukan 1 kali tetapi pengiriman dilakukan secara kebutuhan pembeli maka pesanannya disebut blanket order

Penggunaan teknologi membantu efisiensi dan efektifitas dalam proses pesanan/order dengan cara:

1.       EDI : pertukaran dokumen bisnis antara 2 atau lebih partner yang telah saling bersepakat.

2.       Vendor managed inventory : pemasok yang mengatur jumlah persediaan barangnya sendiri

3.       Reverse auctions : lelang terbalik

Receiving and storing these items

Sistem penerimaan barang adalah dengan metode “blind counting system” yaitu suatu sistem dimana setiap orang yang menerima barang tidak mengetahui nilai dari barang yang diterima tetapi hanya jumlah fisik barang harus sama dengan purchase order.

Ada 2 hal proses pada saat pembayaran

1.       Approval of vendor invoice

2.       Actual payment of invoice

Ada 2 dokumen yang wajib di penuhi dalam invoice

1.       Purchase order

2.       Goods receipt notes

(harus sesuai dengan vendor invoice)

Miss matching process : proses menyesuaikan antara  purchase order, goods receipt notes dengan vendor invoice

Cara bayar

2 metode pembayaran

1.     non voucher : invoice disortir berdasarkan tanggal jatuh tempo. 1 invoice dibuat 1 voucher, 1 jurnal, 1 cek, setelah dibayar diberi stempel

2.    voucher : alat bayar yang dikeluarkan oleh pembuat voucher dan dapat digunakan di tempat yang telah ditunjukan oleh pembuat voucher

beberapa metode pembayaran yang wajib dilakukan

1. tunai

2. cek dan giro

3. transfer

4. electronic funds transfer

5. procurement card

6. credit card

7. early payment discount

suatu sistem pembayaran menggunakan pembayaran dimuka untk memperleh cash discount

-          sales discount : related ke harga produk

-          sales allowance : related ke kuantitas

untuk mendapatkan sistem pembelian yang efektif dan efisien di butuhkan control yang memadai dengan melakukan hal-hal berikut:

1. membuat dokumen yang mudah diisi

2. membuat validity check

3. membuat suatu formulir yang membuat tentang 1 review atas isi formulir

4. membuat setiap formulir bernomer urut

5. membatasi akses terhadap penggunaan formulir

Ada beberapa prinsip pengendalian internal dalam sistem pembelian

1. setiap transaksi harus di autorisasi

2. setiap transaksi yang dicatat harus valid

3. setiap transaksi yang diautorisasi harus dicatat

4. setiap transaksi harus dapat dibuktikan akurasinya(harus dapat di pertanggungjawabkan kebenarannya)

5. seluruh asset berkaitan dengan pembelian harus aman

6. proses pembelian dilakukan dengan cara efektiftas dan efisien

7. proses pembelian harus sesuai dengan aturan yang berlaku

8. setiap keterangan harus diungkapkan dengan lengkap dan wajar

ancaman pada sistem pembelian

1.       stock out atau excess inventory

2.       terjadinya pembelian barang yang tidak dibutuhkan

3.       membeli barang pada saat mahal

4.       membeli barang yang kualitasnya jelek

5.       membeli barang dari pemasok yang tidak benar

6.       kick back

7.       EDI

8.       Menerima barang yang tidak di order

9.       Salah menghitung barang

10.   Pencurian persediaan

11.   Membayar barang yang tidak di terima

12.   Tidak memenfaatkan discount

13.   Membayar invoice 2 kali

14.   Salah posting

15.   Uang tidak cukup membayar

16.   Data pembelian yang hilang atau rusak

17.   Kinerja yang buruk

Kesimpulan

Membuat sistem pembelian efektif dan efisien diperlukan

1.       S.O.P ( standar operating prosedur)

2.       Teknologi

3.       K.P.I (key performance Indicator)

Baca Selengkapnya »

REVENUE CYCLE

REVENUE CYCLE

Revenue cycle adalah aktivitas yang berulang-ulang bagaimana produk dapat berpindah dari penjual ke pembeli

Tujuan :

1.       Menyiapkan barang dan jasa kepada pelanggan dengan produk yang bermutu (Right Product ), Tempat dimana konsumen dapat membeli ( Right place ), harga yang dapat bersaing ( Right price ), dan pada waktu yang tepat ( Right time).

2.        Efisiensi dan efektivitas dalam sistem penjualan

3.        Apakah sistem penjualan dapat dibantu dengan teknologi

4 aktivitas dalam revenue cycle

1.       Sales Order Entry (menerima order dari pelanggan)

2.       Shipping (Mengirim barang)

3.       Billing (menbuat tagihan)

4.       Cash collection (menerima pembayaran dari pelanggan)

1.       Sales order entry

Steps in the sales order entry

·         Take the customer order (bagaimana menerima order dari pelanggan)

·         Check the customer credit (memeriksa apakah pelanggan memiliki jaminan untuk membayar)

·         Check inventory (memeriksa apakah ada barang untuk dijual)

1). Take customer order

1). In the store

2). By mail

3). By phone

4). On a website

5). By a sales person

2). Check customer credit

-          Menggunakan LBE

3). Check inventory

Cara paling mudah melihat persediaan di gudang :

1.       Mengakses catatan persediaan.

Ada 3 kelompok inventory

a). quantity on hand

b). quantity already commited ( persediaan yang sudah dijanjikan ke pelanggan)

c). quantity on order (persediaan sudah terjual tetapi belum diproduksi)

respon ke customer ada 2

1). Respon sebelum penjualan

2). Respon setelah penjualan (complain, suggestion, direction)

2.       Shipping

Teknologi dapat mempercepat proses pengiriman barang

1.       Barcode system

2.       Conveyer

3.       Wireless technology

4.       Radio frekuensi indentity

Peranan teknologi dalam sipil apat dilakukan dengan pendekatan logistic

Logistic : menyampaikan barang dari penjual ke pengguna akhir melalui third party logistic

1.        Billing

Bagaimana cara membuat tagihan kepada pelanggan

2 pekerjaan billing

1). Mencetak faktur

2). Mengupdate

2 metode pembuatan tagihan

1). metode open invoice

2). Balance forward invoice

1.       Open invoice

Pencatatan tagihan berdasarkan transaksi yang terjadi

Kelemahan : kurang efektif

2.       Balance forward

Seluruh transaksi pada bulan tertentu hanya dibuat dalam 1 tagihan jika belum dibayar pada suatu periode akan dipindahkan dalam tagihan pada periode berikutnya.

2.       Cash collection

metode penerimaan kas

1.       Turn around document

2.       Lock box arrangements

3.       Electronic lock box

4.       Electronic funds transfer

5.       Financial electronic data interchange

6.       Accept credit card or procurement card

7.       Electronic bill payment

Internal control sistem penjualan

1.       Seluruh transaksi harus di otorisasi

2.       Seluruh transaksi harus valid

3.       Seluruh transaksi Harus dicatat / di jurnal

4.       Seluruh asset harus bebas dari pencurian

5.       Proses harus efisien dan efektif

6.       Laporannya harus lengkap

Ancaman pada sistem penjualan

1.       Order dari pelanggan yang tiidak lengkap

2.       Menjual kepada customer yang sulit bayar

3.       Menjual barang yang tidak di setujui

4.       Menjual barang tetapi stock habis

5.       Salah kirim

6.       Pencurian persediaan

7.       Gagal membuat tagihan kepada pelanggan

8.       Billing error

2 bentuk error

1). Error intentational

2). Unintentational error

9.       Salah dalam mengupdate piutang

10.   Pencurian kas

11.   Salah menyajikan data yang berkaitan dengan penjualan

12.   Kinerja yang buruk

Baca Selengkapnya »