EXPENDITURE CYCLE

1.       Memesan barang atau jasa

2.       Menerima dan menyimpan barang

3.       Membayar barang

Ada beberapa teori pembelian untuk menentukan apa, kapan, dan berapa yang harus di beli

1.       Two bin

2.       Min-max

3.       JIT (just in Time) : barang di beli ketika ada pesanan

4.       MRP (material requirement planning) : memebeli barang sesuai kapasitas pabrik

5.       SCM (Supply chain management) : membeli barang sesuai dengan kapasitas chain yang ada

Dalam proses orde barang, dokumen yang digunakan adalah purchase requisition

Ada 3 kunci utama dalam setiap order

1.       Harga

2.       Kualitas

3.       Dependability : hubungan antara pembeli dengan penjual

Setelah purchase requested jadi, langkah selanjutnya adalah membuat purchase order yaitu formulir pesanan, prosedur pesanan dari pembeli kepada si penjual

Jika order kepada pemasok dilakukan 1 kali tetapi pengiriman dilakukan secara kebutuhan pembeli maka pesanannya disebut blanket order

Penggunaan teknologi membantu efisiensi dan efektifitas dalam proses pesanan/order dengan cara:

1.       EDI : pertukaran dokumen bisnis antara 2 atau lebih partner yang telah saling bersepakat.

2.       Vendor managed inventory : pemasok yang mengatur jumlah persediaan barangnya sendiri

3.       Reverse auctions : lelang terbalik

Receiving and storing these items

Sistem penerimaan barang adalah dengan metode “blind counting system” yaitu suatu sistem dimana setiap orang yang menerima barang tidak mengetahui nilai dari barang yang diterima tetapi hanya jumlah fisik barang harus sama dengan purchase order.

Ada 2 hal proses pada saat pembayaran

1.       Approval of vendor invoice

2.       Actual payment of invoice

Ada 2 dokumen yang wajib di penuhi dalam invoice

1.       Purchase order

2.       Goods receipt notes

(harus sesuai dengan vendor invoice)

Miss matching process : proses menyesuaikan antara  purchase order, goods receipt notes dengan vendor invoice

Cara bayar

2 metode pembayaran

1.     non voucher : invoice disortir berdasarkan tanggal jatuh tempo. 1 invoice dibuat 1 voucher, 1 jurnal, 1 cek, setelah dibayar diberi stempel

2.    voucher : alat bayar yang dikeluarkan oleh pembuat voucher dan dapat digunakan di tempat yang telah ditunjukan oleh pembuat voucher

beberapa metode pembayaran yang wajib dilakukan

1. tunai

2. cek dan giro

3. transfer

4. electronic funds transfer

5. procurement card

6. credit card

7. early payment discount

suatu sistem pembayaran menggunakan pembayaran dimuka untk memperleh cash discount

-          sales discount : related ke harga produk

-          sales allowance : related ke kuantitas

untuk mendapatkan sistem pembelian yang efektif dan efisien di butuhkan control yang memadai dengan melakukan hal-hal berikut:

1. membuat dokumen yang mudah diisi

2. membuat validity check

3. membuat suatu formulir yang membuat tentang 1 review atas isi formulir

4. membuat setiap formulir bernomer urut

5. membatasi akses terhadap penggunaan formulir

Ada beberapa prinsip pengendalian internal dalam sistem pembelian

1. setiap transaksi harus di autorisasi

2. setiap transaksi yang dicatat harus valid

3. setiap transaksi yang diautorisasi harus dicatat

4. setiap transaksi harus dapat dibuktikan akurasinya(harus dapat di pertanggungjawabkan kebenarannya)

5. seluruh asset berkaitan dengan pembelian harus aman

6. proses pembelian dilakukan dengan cara efektiftas dan efisien

7. proses pembelian harus sesuai dengan aturan yang berlaku

8. setiap keterangan harus diungkapkan dengan lengkap dan wajar

ancaman pada sistem pembelian

1.       stock out atau excess inventory

2.       terjadinya pembelian barang yang tidak dibutuhkan

3.       membeli barang pada saat mahal

4.       membeli barang yang kualitasnya jelek

5.       membeli barang dari pemasok yang tidak benar

6.       kick back

7.       EDI

8.       Menerima barang yang tidak di order

9.       Salah menghitung barang

10.   Pencurian persediaan

11.   Membayar barang yang tidak di terima

12.   Tidak memenfaatkan discount

13.   Membayar invoice 2 kali

14.   Salah posting

15.   Uang tidak cukup membayar

16.   Data pembelian yang hilang atau rusak

17.   Kinerja yang buruk

Kesimpulan

Membuat sistem pembelian efektif dan efisien diperlukan

1.       S.O.P ( standar operating prosedur)

2.       Teknologi

3.       K.P.I (key performance Indicator)